上海外国语大学公文处理工作规定

第一章  总则

第一条 为适应学校工作需要，推进公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》《教育部公文处理规定》等文件精神，结合学校实际，制定本规定。

第二条 学校公文（以下简称“公文”）是指学校实施领导、履行职能、处理公务中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达和贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。学校层面印发的公文包括以学校党委、学校行政、学校纪委名义印发的公文。

第三条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党委办公室和校长办公室是学校公文处理工作的主管单位，分别在业务范围内负责对全校公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第六条 学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，确定由专人负责公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条 学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或规定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，密级和保密期限之间用“★”分隔。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

以学校党委名义印发的上行文与下行文使用“中共上海外国语大学委员会+文件”的红色公文首页；以学校党委名义印发的平行文使用“中共上海外国语大学委员会”信函式红色公文首页。

以学校行政名义印发的上行文与下行文使用“上海外国语大学+文件”的红色公文首页；以学校行政名义印发的平行文使用“上海外国语大学”信函式红色公文首页。

以学校纪委名义印发的上行文与下行文使用“中共上海外国语大学纪律检查委员会”的红色公文首页；以学校纪委名义印发的平行文使用“中共上海外国语大学纪律检查委员会”信函式红色公文首页。

（五）发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

以学校党委名义印发的公文，由党委办公室负责统一编号管理。发文单位代字：对外的上行文、下行文为“上外委”，平行文为“上外委函”；对内下行文为“上外委X”（X为承办单位代字)。学校党委公文发文字号统一规定为：上外委〔年份〕X号；上外委函〔年份〕X号；上外委X〔年份〕X号。

以学校行政名义印发的公文，由校长办公室负责统一编号管理，发文单位代字：对外的上行文、下行文为“上外”，平行文为“上外函”；对内下行文为“上外X”（X为承办单位代字)。学校行政公文发文字号统一规定为：上外〔年份〕X号；上外函〔年份〕X号；上外X〔年份〕X号。

以学校纪委名义印发的公文，由纪委办公室负责统一编号管理，发文单位代字：对外的上行文、下行文为“上外纪”，平行文为“上外纪函”；对内下行文为“上外纪X”（X为承办单位代字)。学校纪委公文发文字号统一规定为：上外纪〔年份〕X号；上外纪函〔年份〕X号；上外纪X〔年份〕X号。

校内各单位确有需要以自己名义印发公文的，印发范围仅限学校内部，不使用“上外”二字。校内各单位公文发文字号统一规定为：XX〔年份〕X号。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

（十二）成文日期。以签发日期为准。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

（十四）附注。需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，并严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十二条 以学校名义行文应按照程序报批。校内各单位不得以本单位名义对校外单位正式行文。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。校内请示、报告类公文中不得夹带发文事项。

（四）除了上级单位负责人直接交办事项外，原则上不以单位名义向上级单位负责人报送公文、不以单位负责人名义向上级单位报送公文。

（五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

第十五条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（二）给受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

（三）可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。

第十六条 学校向不相隶属单位行文，应遵循以下原则：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

第十七条 校内各单位在行文中，应当遵循以下规则：

（一）提交学校的各类公文应相应通过党委办公室、校长办公室、纪委办公室进行统一管理与流转，公文不得直送校领导个人。校领导批示的公文须经党委办公室、校长办公室、纪委办公室登记批示情况后，再退回原单位。

（二）提交学校的各类公文，应按照逐级审批的要求，经业务主管单位（根据事项判断主要负责的单位）审核后，报分管校领导审定。需由学校主要负责人审批的，应先报送分管校领导提出明确意见后，再报学校主要负责人批示。原则上不得越级向学校领导呈送文件。

（三）提交学校的各类公文，凡涉及校内其他单位职责的，应送交会签，各单位协商一致后送校领导审批。各单位意见无法统一的，相关单位应当说明理由，业务主管单位应当分析其他单位意见后提出是否予以采纳的拟办意见，报校领导审批。

（四）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。属于各单位职权范围内的工作，不得联合行文。

第五章  公文拟制

第十八条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条　公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。原则上请示正文不超过1500字、报告正文不超过3000字。请示正文需明确该项工作基本背景、制度依据、诉求重点，归纳简明扼要的请示事项或意见建议，相关论证性材料可以附件形式呈现。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条　公文草拟单位应当注意以下事项：

（一）除涉密信息外，学校公文应当通过办公自动化系统(OA)发起。

（二）草拟单位应当注明发文的信息公开属性，信息公开属性包括:主动公开、依申请公开、不予公开。

（三）草拟单位应当提交规范版式的公文正文及附件，并经相关单位会签。接受会签的单位应当在2个工作日内予以反馈，如有特殊情况无法及时予以办理的，接受会签单位应当主动与草拟单位进行沟通。

（四）以学校名义发布的公文以及主送学校的公文应当经党委办公室、校长办公室、纪委办公室转呈校领导审批。

（五）呈报校领导的公文，原则上主送一位分管校领导，如情况特殊，需要多位校领导批阅的，党委办公室、校长办公室、纪委办公室应当先后呈报，禁止同时分送。

第二十一条  流程草拟或经过单位对公文审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现行文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十三条  以学校名义印发的公文，根据分管原则由校领导签发。重要公文和上行文一般由学校主要负责人签发。

第二十四条  签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十五条　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十六条　收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。主送学校的公文应当由党委办公室、校长办公室、纪委办公室统一签收，校内各单位收到主送学校的公文应根据来文分别送党委办公室、校长办公室、纪委办公室处理。

（二）登记。详细记录公文的主要信息和办理情况，校内各单位应当建立相应的收文登记制度。主送学校的公文由党委办公室、校长办公室、纪委办公室按规定登记。对不同属性的公文应当采用分类处理的方式：不宜主动公开的收文通过纸质渠道流转，其他公文通过办公自动化系统（OA）处理。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。主送学校的阅知性公文，由党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责人根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。主送学校的批办性公文，由党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责人提出拟办意见后，送校领导批示，事项简单且承办单位明确的，党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责人可直接批办；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。校领导，党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责人批阅文件时间一般不超过2个工作日，紧急文件应当及时批阅。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，应当将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。党委办公室、校长办公室、纪委办公室会同业务主管单位及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，主送学校的公文还应当将办理结果向党委办公室、校长办公室、纪委办公室反馈。

第二十七条　发文办理主要程序是：

（一）复核。已经签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当经草拟单位负责人审批后提交原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。学校发文统一由党委办公室、校长办公室、纪委办公室确定发文字号，并登记分送范围和印制份数；校内各单位发文由本单位按规定编号及登记。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。学校提倡无纸化办公，原则上不再印制普发性纸质公文。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，加盖印章后分发。

第二十八条　涉密公文应当通过机要进行传递。

第二十九条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

第三十条  以学校名义印发的公文，由党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责归档，将打印完整的纸质公文（含正文、附件）、发文申请处理单，加盖印章后移交档案管理单位。

主送学校的收文，由党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责归档，将纸质公文（含正文、附件）、收文处理单，加盖印章后移送档案管理单位。

第七章  公文管理

第三十一条　学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十二条　学校层面非涉密公文由党委办公室、校长办公室、纪委办公室统一管理，校内各单位非涉密公文由本单位专职人员统一管理。学校设立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十三条　公文密级的确定、变更和解除，由学校保密工作办公室按照学校规定办理。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合法律法规及学校相关管理规定。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

复制公文应当加盖复制单位戳记。翻印公文应当注明翻印的单位名称、日期。

涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。

第三十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由学校保密工作办公室按照相关规定办理。

第三十六条　公文的撤销和废止，由发文单位或者其上级单位根据法律法规、相关制度、职权范围决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十七条　涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理单位。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条　新设立的单位应当向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附   则

第四十条　学校公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法按照《上海外国语大学电子公文处理规定》（上外办〔2014〕35号）办理。

第四十一条　行政规范性文件制定相关的事宜，按照《上海外国语大学行政规范性文件制定办法》（上外办〔2018〕8号）办理。

第四十二条　校内各单位向校领导、校级工作委员会或工作小组请示或报告工作，校内各单位之间的行文，参照本规定执行。另有规定的，从其规定。

第四十三条　本规定由学校授权党委办公室、校长办公室就其职权范围内事项进行解释。

第四十四条　本规定自2020年1月17日起施行。2010年发布的《上海外国语大学关于校内请示公文处理的若干规定》同时废止。